Politique de confidentialité

Version 1.1. En vigueur à compter du À compléter : date de mise en ligne. Dernière mise à jour : 20 octobre 2026.

Pour les emails, les données CRM et les données de boutique que vous connectez, ChatStaff agit comme sous-traitant : nous les traitons uniquement pour exécuter le pack que vous avez configuré. Pour votre compte et l'usage du site, nous sommes responsable de traitement. Cette page détaille les données, les finalités, les durées de conservation, les sous-traitants ultérieurs et vos droits.

1. Qui sommes-nous et comment nous contacter

ChatStaff est un service édité par Startbiz LLC, société à responsabilité limitée de droit émirien, dont le siège est situé À compléter : adresse, Dubaï, Émirats arabes unis (« nous »).

• Contact vie privée : contact@chatstaff.app
• Représentant dans l'Union européenne (article 27 du RGPD) : À compléter : dénomination, adresse et email. Vous pouvez adresser toute demande à notre représentant ou directement à nous.
• Délégué à la protection des données : nous n'avons pas désigné de délégué, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de nos traitements À vérifier.

2. Deux rôles distincts

Responsable de traitement. Nous déterminons les finalités et les moyens des traitements suivants :

• gestion des comptes, des organisations et des Utilisateurs ;
• facturation ;
• support ;
• sécurité du service ;
• site public et mesure d'audience ;
• communications relatives au service.

Sous-traitant. Lorsque notre client connecte ses boîtes Gmail, son agenda, son CRM HubSpot, sa boutique (Shopify, WooCommerce, PrestaShop), son site WordPress ou ses comptes Meta, le client est le responsable de traitement des données qu'ils contiennent, notamment celles de ses correspondants. Nous les traitons pour son compte, sur ses instructions, conformément à l'Accord de sous-traitance des données (article 28 du RGPD). Si vous êtes un correspondant de l'un de nos clients, adressez vos demandes en priorité à ce client. Nous l'aiderons à y répondre.

3. Données traitées

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données (article 9 du RGPD). Nos clients s'engagent à ne pas en traiter au moyen du service, sauf accord écrit.

4. Finalités et bases légales (traitements dont nous sommes responsable)

Pour les données traitées en tant que sous-traitant, la base légale relève du client responsable de traitement.

Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD). Les agents préparent des propositions. Un humain approuve les envois et les écritures externes, à l'exception des seuls champs réversibles que le client a expressément autorisés à la mise à jour automatique.

5. Données Google

Données issues des services Google. Lorsque vous connectez un compte Google (Gmail, Google Agenda, Google Drive, Search Console, Google Analytics), ChatStaff n'accède qu'aux données nécessaires à la tâche que vous demandez à vos agents. Ces données servent uniquement à préparer le travail que vous validez dans l'application ; elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes. Aucun e-mail n'est envoyé et aucun rendez-vous n'est créé sans votre validation.

Avec « Se connecter avec Google », nous recevons votre nom, votre adresse email et, si vous en avez une, votre photo de profil.

Stockage et conservation. Les jetons d'accès sont chiffrés et conservés dans nos bases de production (section 14). Les données lues sont conservées selon la section 12.

Révocation et suppression. Vous pouvez déconnecter un service à tout moment dans Paramètres › Outils connectés, ce qui supprime nos accès. Vous pouvez aussi retirer l'accès depuis la page Sécurité de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). Pour supprimer les données déjà traitées, suivez la page Suppression des données.

Utilisation limitée. L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »).

Texte original : « ChatStaff's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. »

En particulier :

• nous n'utilisons les données Google que pour fournir et améliorer les fonctions visibles du service que l'Utilisateur a activées ;
• nous ne les transférons pas à des tiers, sauf pour fournir ces fonctions, pour nous conformer à la loi, pour la sécurité, ou dans le cadre d'une fusion ou cession avec information préalable ;
• nous ne les utilisons pas pour la publicité, ni pour constituer des profils publicitaires, ni pour les revendre ;
• nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes ;
• aucun membre de notre personnel ne lit ces données, sauf avec l'accord exprès de l'Utilisateur pour des messages déterminés, pour des raisons de sécurité, pour se conformer à la loi, ou lorsque les données sont agrégées et anonymisées pour le fonctionnement interne.

6. Intelligence artificielle

Fournisseur de modèle. Les extraits nécessaires à une tâche sont transmis à notre fournisseur de modèle d'intelligence artificielle, DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd., Chine), au moyen de son API professionnelle. Il ne s'agit jamais d'une boîte entière. Nous minimisons les données transmises et masquons les secrets. L'utilisation des données transmises par l'API et leur durée de conservation sont régies par les conditions de la plateforme API de DeepSeek À vérifier : absence d'utilisation pour l'entraînement des modèles et durée de conservation effectivement applicables.

Amélioration des agents. Pour que nos agents apprennent de leurs erreurs, nous recueillons des signaux anonymes, par exemple qu'un travail a été jugé trop long ou que le ton ne convenait pas. Ces signaux ne contiennent ni vos textes ni les données de vos clients. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer à tout moment dans Paramètres › Confidentialité, avec le réglage « Aider à améliorer ChatStaff ». Les signaux bruts sont conservés 90 jours ; les leçons anonymisées qui en sont tirées sont conservées. Les signaux liés à votre compte sont supprimés avec lui. Nous n'entraînons aucun modèle sur les données de nos clients.

7. Données HubSpot

Données lues. Avec l'app ou la connexion HubSpot, vos agents lisent les contacts, les entreprises, les transactions, les propriétaires et la liste des propriétés de contact liés à vos dossiers, ainsi que les devis HubSpot si vous l'autorisez. Autorisations demandées : oauth, crm.objects.contacts.read, crm.objects.contacts.write, crm.objects.companies.read, crm.objects.deals.read, crm.objects.deals.write, crm.schemas.contacts.read, crm.objects.owners.read et, en option, crm.objects.quotes.read. Nous ne demandons pas l'écriture sur les entreprises.

Pourquoi. Préparer les relances, les points sur le pipeline et les mises à jour du CRM. Les écritures (notes, champs de contact, étape, montant ou date d'une transaction) ne partent qu'après votre validation.

Stockage et conservation. Les jetons d'accès sont chiffrés. Les données lues et les travaux produits sont conservés dans nos bases de production (section 14), selon la section 12. L'app HubSpot garde aussi l'identifiant de votre portail et l'empreinte de son jeton d'installation.

Révocation et désinstallation. Désinstallez l'app dans HubSpot, ou déconnectez HubSpot dans Paramètres › Outils connectés : l'installation est désactivée, les jetons sont supprimés et l'accès est révoqué. Vos travaux restent dans ChatStaff jusqu'à leur suppression, décrite sur la page Suppression des données.

8. Données Shopify

Données lues. Avec l'app Shopify, vos agents lisent les produits, les commandes des 60 derniers jours, les niveaux de stock et les emplacements de votre boutique. Autorisations demandées : read_products, read_orders, read_inventory, read_locations, ainsi que write_products et write_discounts. Les commandes peuvent contenir des données personnelles de vos clients (nom, adresse, contenu de la commande) : pour ces données, vous êtes responsable de traitement et nous agissons comme sous-traitant (section 2).

Pourquoi. Signaler les commandes à surveiller, les stocks bas et les fiches incomplètes, préparer les réponses à vos clients, des codes promo, des titres et descriptions de référencement et le résumé de la semaine. ChatStaff ne modifie votre boutique qu'après votre accord (titres de référencement, codes promo) : write_products sert seulement à appliquer un titre ou une description approuvés, write_discounts seulement à créer un code promo approuvé. Aucun prix ni aucune commande n'est modifié. La facturation de l'app passe par Shopify, aux mêmes prix que sur notre page Tarifs.

Stockage et conservation. Le jeton d'accès à la boutique est chiffré. L'app garde l'adresse de la boutique (*.myshopify.com) et l'empreinte de son jeton d'installation. Les données lues et les travaux produits sont conservés dans nos bases de production (section 14), selon la section 12.

Révocation et désinstallation. Désinstallez l'app dans l'admin Shopify (Paramètres › Applications). Shopify prévient ChatStaff : l'installation est désactivée, les jetons sont supprimés et la connexion à la boutique est révoquée. Vos travaux restent dans ChatStaff jusqu'à leur suppression, décrite sur la page Suppression des données.

9. Données WordPress et WooCommerce

Données lues. Juste après l'installation, l'extension WordPress ou WooCommerce transmet son accès à ChatStaff ; elle garde l'adresse du site et un jeton d'installation, jamais affiché. Avec l'extension WooCommerce, vos agents lisent les produits et les commandes de la boutique, qui peuvent contenir des données personnelles de vos clients (section 2). Si vous connectez WordPress.com (sites WordPress.com ou reliés par Jetpack), WordPress.com délivre un accès au seul site choisi : vos agents lisent les articles et créent des brouillons.

Pourquoi. Préparer des pages et des articles en brouillon, des fiches produit, des réponses clients et des points sur les ventes. Rien n'est publié et aucune commande n'est modifiée.

Stockage et conservation. Les accès transmis sont chiffrés ; seule l'empreinte du jeton d'installation est conservée. Les données lues et les travaux produits sont conservés dans nos bases de production (section 14), selon la section 12.

Révocation et désinstallation. Désactivez puis supprimez l'extension dans WordPress : l'installation est désactivée et l'accès coupé. Vous pouvez aussi déconnecter WordPress.com ou WooCommerce dans Paramètres › Outils connectés. Vos travaux restent dans ChatStaff jusqu'à leur suppression, décrite sur la page Suppression des données.

10. Données PrestaShop

Données lues. Juste après l'installation, le module PrestaShop crée une clé Webservice et la transmet à ChatStaff. Avec cette clé, vos agents lisent les commandes, les produits, les stocks, les clients et les catégories de votre boutique. Les commandes et les clients contiennent des données personnelles : pour ces données, vous êtes responsable de traitement et nous agissons comme sous-traitant (section 2).

Pourquoi. Préparer des promotions, le référencement des produits, les réponses à vos clients, un résumé de la boutique et des brouillons de messages. Chaque action sur la boutique et chaque envoi attendent votre accord.

Stockage et conservation. La clé Webservice est chiffrée ; seule l'empreinte du jeton d'installation est conservée, avec l'adresse de la boutique. Les données lues et les travaux produits sont conservés dans nos bases de production (section 14), selon la section 12.

Révocation et désinstallation. Désinstallez le module dans PrestaShop, ou supprimez la clé Webservice dans PrestaShop (Paramètres avancés › Webservice) : l'accès est coupé. Vos travaux restent dans ChatStaff jusqu'à leur suppression, décrite sur la page Suppression des données.

11. Données Meta

Données lues. Lorsque vous connectez Facebook, Instagram, les publicités Meta ou WhatsApp Business, ChatStaff accède seulement à ce que vous autorisez dans la fenêtre de Meta :

• Pages Facebook : la liste des Pages que vous choisissez, leurs publications et leurs statistiques (pages_show_list, pages_read_engagement), et la publication au nom de la Page (pages_manage_posts) ;
• Instagram : le compte professionnel relié à une Page (instagram_basic) et la publication de contenus (instagram_content_publish) ;
• Publicités Meta : les comptes publicitaires, campagnes et statistiques (ads_read), la gestion des campagnes (ads_management, business_management, pages_manage_ads) ;
• WhatsApp Business : la gestion du compte et l'envoi de messages (whatsapp_business_management, whatsapp_business_messaging, business_management), ainsi que les messages que vos clients envoient à votre numéro professionnel.

Nous ne demandons jamais l'accès aux messages de vos Pages ou de votre compte Instagram, à votre profil personnel ni à vos groupes.

Pourquoi. Préparer vos publications, suivre leurs résultats, préparer vos campagnes et les réponses à vos clients. Chaque publication, chaque modification de campagne ou de budget et chaque message partent seulement après votre validation.

Stockage et conservation. Meta délivre un jeton d'environ 60 jours, chiffré et conservé dans nos bases de production (section 14). Les données lues et les travaux produits sont conservés selon la section 12.

Révocation et suppression. Déconnectez le service dans Paramètres › Outils connectés : le jeton conservé est supprimé. Retirez aussi ChatStaff dans les paramètres de Facebook (Paramètres et confidentialité › Paramètres › Intégrations professionnelles). Pour supprimer les données déjà traitées, suivez la page Suppression des données ou écrivez à contact@chatstaff.app.

12. Durées de conservation

À la suppression d'une organisation, un délai de 14 jours permet l'annulation. Les accès aux services connectés sont ensuite révoqués et les données supprimées selon ce tableau. Les sauvegardes sont écrasées selon leur cycle de rotation, au plus À valider : 35 jours.

13. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Vos données sont accessibles :

• à notre personnel habilité, dans la limite de ses fonctions, avec authentification renforcée et journalisation des accès du support ;
• à nos prestataires.

La liste de nos prestataires, leur rôle, les données concernées et leur localisation figurent sur la page Sous-traitants.

Google, HubSpot, Shopify, WordPress.com, WooCommerce, PrestaShop, Meta et les autres services que vous connectez ne sont pas nos sous-traitants. Ce sont vos propres fournisseurs, et leur politique de confidentialité s'applique. Stripe agit également comme responsable de traitement distinct pour certaines finalités qui lui sont propres, comme la lutte contre la fraude et ses obligations réglementaires.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

14. Localisation et transferts hors de l'Union européenne

Nos bases de données de production sont hébergées dans l'Union européenne (À compléter : pays). Certains traitements impliquent toutefois un transfert hors de l'Union européenne :

• l'accès par Startbiz LLC, établie aux Émirats arabes unis, pour l'exploitation et le support ;
• certains prestataires établis aux États-Unis, détaillés sur la page Sous-traitants.
• notre fournisseur de modèle d'intelligence artificielle DeepSeek, établi en Chine, pour les seuls extraits nécessaires à une tâche.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914) et, lorsque le prestataire y est certifié, par le cadre de protection des données UE et États-Unis (EU‑US Data Privacy Framework). Ils s'accompagnent de mesures complémentaires : chiffrement en transit, chiffrement des jetons d'accès, minimisation et contrôle des accès. Une copie des garanties peut être obtenue sur demande au contact vie privée.

15. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque :

• isolation des données de chaque organisation ;
• chiffrement des communications et des jetons d'accès aux services connectés ;
• contrôle d'accès fondé sur les rôles ;
• authentification renforcée du personnel ;
• journal d'audit ;
• approbation humaine des actions externes ;
• sauvegardes ;
• procédure de gestion des incidents.

Ces mesures sont détaillées sur la page Sécurité. Aucune mesure ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous notifions l'autorité compétente lorsque nous sommes responsable de traitement, et informons les personnes concernées lorsque la loi l'exige. Lorsque nous sommes sous-traitant, nous informons le client concerné dans les délais prévus par l'Accord de sous-traitance.

16. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès, de rectification et d'effacement ;
• droit à la limitation du traitement et à la portabilité ;
• droit d'opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, lorsque le droit français s'applique.

Pour les exercer, écrivez à contact@chatstaff.app ou à notre représentant dans l'Union européenne. Pour supprimer votre compte, votre organisation ou les données d'un outil connecté, suivez la page Suppression des données. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence, de travail ou du lieu de la violation alléguée. En France, il s'agit de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

Tout Utilisateur peut aussi révoquer à tout moment l'accès du service à son compte Google, depuis le service ou depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.

17. Cookies et mesure d'audience

Nous n'utilisons aucun cookie de mesure d'audience ni aucun traceur non essentiel avant votre consentement. La mesure d'audience est réalisée avec PostHog, hébergé dans l'Union européenne, sans données d'identification directe, avec masquage des champs et des contenus. Le détail figure dans la Politique cookies.

18. Mineurs

Le service s'adresse aux professionnels et aux particuliers majeurs ; il ne s'adresse pas aux mineurs.

19. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour figure en tête de page. Toute modification substantielle est signalée aux clients par email ou dans le service avant son entrée en vigueur.

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