Gmail et HubSpot : une méthode de suivi qui tient
Pour suivre ses devis dans Gmail et HubSpot, créez une transaction par devis, associez-y le contact et les emails, ajoutez une tâche datée après chaque échange et passez en revue chaque semaine les transactions sans prochaine étape.
Rédigé par l’équipe ChatStaff. Méthode utilisable sans aucun outil.
Une transaction par devis
Chaque demande sérieuse ou devis envoyé devient une transaction, associée au contact et à l’entreprise.
- Avant de créer, cherchez par domaine email de l’entreprise et par nom du contact, pour éviter les doublons.
- Reportez le montant et la date de validité de la version réellement envoyée : le PDF joint ne suffit pas pour vos listes.
- Une transaction par devis, pas par client : chaque proposition garde sa propre prochaine action.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Nom | Refonte du site, Atelier Brume |
| Contact | Claire Morel |
| Étape | Devis envoyé |
| Montant | 8 400 € |
| Validité du devis | 12 octobre |
| Prochaine action | Relancer le 22 septembre |
Relier les emails à la bonne affaire
Un CRM qui ne voit pas les emails décrit une réalité ancienne.
- Vérifiez comment les emails de Gmail sont rattachés à HubSpot dans votre compte, et pour chaque boîte de l’équipe.
- Quand un contact a plusieurs affaires ouvertes, contrôlez que l’email est associé à la bonne transaction.
- Une réponse reçue sur une boîte qui n’est pas connectée n’apparaît pas dans HubSpot : regroupez les demandes sur des boîtes connues.
Selon HubSpot, Breeze Assistant, dans l’extension HubSpot Sales pour Chrome, génère un brouillon d’email dans Gmail à partir des données du CRM ; l’utilisateur relit, insère, modifie puis envoie.
Une tâche datée après chaque échange
Une transaction ouverte sans prochaine action est une affaire qui sera oubliée.
- Après chaque email, appel ou rendez-vous, créez une tâche datée : « relancer le 8 octobre ».
- Une seule prochaine action par transaction, avec une personne responsable.
- Si le client donne une échéance, la tâche suit son échéance.
Selon HubSpot, les séquences programment des emails modèles et des tâches de rappel pour suivre un contact dans le temps ; elles demandent Sales Hub ou Service Hub en édition Professional ou Enterprise.
La revue hebdomadaire
Un ordre du jour court, toujours le même. Aucune durée n’est valable pour toutes les agences.
Ordre du jour
- Les transactions sans prochaine action.
- Les devis proches de leur date de validité.
- Les réponses reçues et pas encore traitées.
- Les transactions à classer, avec une raison.
Sans commercial dédié
Une personne tient la revue, chacun met à jour ses dossiers.
- Le dirigeant ou un associé tient la revue de la semaine.
- Chaque chef de projet met à jour les transactions de ses clients.
- Les demandes arrivées sur contact@ ont un responsable nommé.
Si vous voulez de l’aide
Si vous voulez de l’aide
- Lucas crée ou retrouve un dossier pour chaque demande entrante ou devis déjà émis.
- Aucun email ne part sans votre validation.
Sources et méthode
Méthode et limites
- Documentation officielle de HubSpot consultée le 1er octobre 2026. Les éditions et les noms des fonctions changent souvent : vérifiez la documentation avant de décider.
- Méthode rédigée par l’équipe ChatStaff. Aucune durée ni aucun gain n’est cité : nous n’en avons pas mesuré.
Questions fréquentes
Par devis. Un client peut avoir plusieurs propositions en cours ; une transaction par devis permet de suivre chacune avec sa propre prochaine action.
Pas forcément. Un email reçu sur une boîte qui n’est pas connectée n’y apparaît pas, et un contact qui a plusieurs affaires ouvertes demande de vérifier l’association. Consultez la documentation de HubSpot pour votre configuration.
Cela dépend du nombre d’affaires ouvertes. Gardez un ordre du jour court et toujours le même ; aucune durée n’est valable pour toutes les agences.
Un outil peut préparer les notes, les tâches et les relances. Vérifiez qu’il vous laisse valider chaque email et chaque écriture qui compte dans HubSpot.
Essayer avec vos propres devis.
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